Как сделать документ в электронном виде

Сегодня мы раскроем тему: "Как сделать документ в электронном виде". Здесь собрана и агрегирована полезная тематическая информация. Если в процессе чтения возникли вопросы, то вы можете их сразу же задать дежурному консультанту.

Как сделать самому электронную цифровую подпись?

Как создать свою подпись и печать в электронном виде на компьютере бесплатно

В век информационных технологий на смену бумажным документам приходят электронные носители информации. Для придания им юридической значимости их также необходимо заверять подписью и печатью. В связи с чем у многих пользователей возникает вопрос, как сделать электронную печать и подпись самому. Чтобы ответить на него, необходимо выяснить, что же такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

ЭЦП — информация о подписанте, присоединенная к другой информации (подписываемому документу).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Простая ЭЦП (ПЭП) — подпись, состоящая из набора символов и паролей. Ярким примером ПЭП является использование банковской карты. При ее оформлении регистрируется логин и пароль, а при совершении платежных действий абоненту на зарегистрированный в банковской системе телефонный номер приходит код, который следует ввести для подтверждения платежа.

Неквалифицированная ЭП — сведения об абоненте, зашифрованные с использованием криптографического преобразователя информации, которые позволяют отследить подписанта, а также все вносимые в документ изменения после его подписи.

Квалифицированная ЭП обладает теми же свойствами, что и неквалифицированная подпись, но обязательным ее атрибутом является сертификат ключа проверки ЭЦП.

Простая и неквалифицированная ЭП соответствуют визе на бумажном документе, квалифицированная — это электронная печать и подпись.

Об основных отличиях усиленной подписи читайте в материале «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

Сделать подпись на компьютере и заверить ею документ можно несколькими способами. Какими именно, рассмотрим далее.

Создание ЭЦП в Ворде

Электронная подпись бесплатно создается в документах пакета MS Office. Рассмотрим пример с файлом Word. Чтобы заверить документ, созданный с использованием софта Word, необходимо осуществить следующие действия:

  1. Ставим курсор в то место, куда нужно добавить подпись.
  2. Переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем кнопку «Строка подписи Microsoft Office».

  1. В открывшемся окне заполняем необходимые поля.

  1. Подпись готова и имеет следующий вид:

Добавить подпись можно и из меню «Файл». Для этого открываем документ, нажимаем кнопку «Файл», «Сведения», «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».

Далее заполняем форму так же, как показано на рис. 2. Однако подпись, сгенерированную вышеописанным способом, сложно проверить на подлинность. Поэтому многие пользователи выбирают относительно недорогой софт «Карма».

Программа Карма для создания ЭЦП без MS Office

Программное обеспечение «Карма» — продукт криптографического обеспечения, разработанный российскими программистами, который может использоваться в различных системах любого уровня:

  • для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО);
  • для работы в системе 1С;
  • для сообщений, отправляемых по электронной почте;
  • для управленческого документооборота;
  • для подписания файлов, открываемых проводником Windows, и т. д.

Особенностью системы является возможность добавления в документ графического изображения подписи и печати (факсимиле). При использовании данной функции бумажная копия практически не отличается от подлинника.

Кроме того, отправитель может прикрепить к подписываемому документу стикер, записав в нем сообщения, комментарии или поручения, предназначенные для получателя документа. При этом софт имеет интуитивно-понятный интерфейс, не требующий специальных знаний от обычного пользователя.

Однако подпись, сгенерированная программой «Карма», не подходит для отправки отчетности в ФНС или для работы на портале госуслуг.

Как создать ЭЦП и зарегистрировать сертификат онлайн

Чтобы сделать электронную подпись онлайн для ЭДО с ИФНС, физлицу необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН). Для получения сертификата в ЛКН следует перейти в раздел «Профиль» и кликнуть на кнопку «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Данный ключ действителен в течение 1 года, по истечении которого сертификат запрашивается повторно. В ЛКН генерируется электронная подпись онлайн бесплатно.

Данная функция доступна только физлицам, к которым не относятся ИП, частные нотариусы и другое самозанятое население. Кроме того, ЭЦП, полученная физлицом в ЛКН для отправки отчетности в ФНС, не подходит для работы на портале госуслуг. Чтобы вести электронный документооборот через сайт госуслуг, гражданину необходимо воспользоваться универсальной электронной картой, полученной до 2017 года, или электронным паспортом (при наличии), а также приобрести специальное считывающее устройство (картридер).

Для организации ЭДО с фискальными органами и фондами, а также для работы на площадках, предназначенных для участия в тендерах по закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ, абоненты могут получить сертификат ключа проверки ЭЦП только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

ВНИМАНИЕ! Для работы на сайте госзакупок по закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ участникам ЭДО сертификат ключа проверки ЭЦП следует получать в территориальном отделе Федерального казначейства (письмо Минэкономразвития РФ от 26.10.2016 № Д28и-2792).

Регистрация сертификата ЭЦП

Для генерации ключа абоненту необходимо обратиться в ближайший УЦ, имея при себе полный пакет документов:

  1. Физлицу:
  • заявление на получение сертификата;
  • копии паспорта, ИНН, СНИЛС физлица — владельца сертификата.
  1. Юрлицу:
  • документы, поименованные в п. 1;
  • выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
  • приказ о назначении руководителя или иной документ, позволяющий лицу действовать от имени субъекта;
  • иные документы по требованию УЦ.

Сертификат, как правило, записывается на съемный носитель или выдается на бумаге.

ВНИМАНИЕ! Для различных операций оформляются разные сертификаты. Так, для работы на сайте госзакупок по 44-ФЗ или на площадках по 223-ФЗ не подойдет сертификат, полученный для отправки отчетности в ФНС, и наоборот.

Процесс подписания документа в электронном виде

Процесс подписания документа простой ЭЦП не требует особых знаний. Для этого следует ввести пароль и подтвердить его.

Подписание квалифицированной подписью имеет свои особенности. Перед подписанием документа необходимо установить софт «КриптоПро» или иной криптографический преобразователь информации и сам сертификат проверки ключа ЭЦП.

Читайте так же:  В каком случае прерывается трудовой стаж

Алгоритм установки пошагово рассмотрен в материале «Как установить сертификат ЭЦП на компьютер?».

Далее следует завизировать необходимый документ. Алгоритмы визирования разнятся в зависимости от вида файла, типа редактора или программного обеспечения. Например, для отправки отчетности в ФНС или в фонды файл загружается в специальную программу, далее выбирается соответствующий сертификат и нажимается кнопка «Подписать файл».

Итоги

Чтобы придать документу юридическую значимость, необходима электронная цифровая подпись — как ее сделать самому бесплатно, вы теперь знаете. Способ получения ЭЦП зависит от вида подписи, абонента и нужд, для которых она оформляется.

Источник: http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_sdelat_samomu_elektronnuyu_cifrovuyu_podpis/

Архив электронных документов: с чего начать?

Электронный документооборот развивается стремительными темпами, и пользователи становятся все более подкованными в области его применения. Но если создание электронного документа у них не вызывает вопросов, то в части хранения остается масса пробелов. Давайте разберемся, как следует создавать документы в электронном виде и как организовать архив электронных документов, чтобы их без проблем можно было открыть и прочесть спустя N-ное количество лет.

Создание электронного документа от А до Я

Рассмотрим два распространенных способа, как создать электронный документ:

  1. Создаем электронный оригинал. В этом случае под рукой у нас должно быть подходящее программное обеспечение, поддерживающее нужный пользователю формат. Например, текстовые файлы создаются в привычных нам текстовых редакторах в таких форматах, как .doc, .txt, .rtf и др.
  2. Создаем электронную копию с бумажного носителя. Чтобы перевести в электронный вид бумажный документ, нужно его отсканировать. На выходе мы получаем скан – электронное изображение, которое можно открыть в любом графическом редакторе и программах, поддерживающих форматы .tiff, .jpeg, .png и др.

Создание электронного документа – это первый шаг на пути к безбумажному будущему, и с ним у большинства из нас никаких проблем не возникает. Второй шаг – правильное хранение документов, созданных с помощью средств компьютерной обработки информации, и здесь уже существует ряд сложностей.

Архив электронных документов: для чего он нужен?

Впервые о необходимости архива электронных документов государственные деятели заговорили в 2010 году. Еще тогда на заседании, посвященном перспективам развития архивного дела, глава Администрации Президента Сергей Нарышкин отметил, что прием электронных документов на хранение должен стать одним из приоритетных векторов в развитии архивного дела.

С тех пор прошло чуть менее 5 лет, однако ситуация с долговременной сохранностью электронных документов (далее – ЭД) остается весьма спорной. Многие эксперты рынка ЭДО сходятся во мнении, что основная причина, тормозящая развитие электронных архивов, – невозможность быстрого переоснащения текущих бумажных. Это требует серьезных финансовых, кадровых, временных и других ресурсов.

Задачи, которые решает архив электронных документов

  1. Теоретически в архиве может сохраняться юридическая значимость ЭД. Это значит, что документы будут иметь свою доказательную силу в течение долгосрочного периода времени и к ним можно будет обращаться в случае проверок.
  2. В электронном архиве, в отличие от бумажного, быстрее и проще найти искомую информацию. Если сейчас, обращаясь в архив за справкой, мы можем потратить до нескольких дней, то в «архиве будущего» поиск данных сокращается до считанных минут, а то и секунд.
  3. В коммерческих организациях, таких как банки или страховые, создание электронного архива документов позволяет не только сократить количество бумаги, тем самым уменьшив финансовые издержки, но и ускорить обслуживание клиентов, повысив их лояльность. Кроме того, в архиве электронных документов исключены потери. Для коммерческих структур, равно как и для государственных учреждений, это является ценным аргументом.

Разумеется, для хранения электронных документов требуются определенные условия, исключающие несанкционированный доступ к информации, обеспечивающие читабельность документов на протяжении всего периода хранения и т.д. Если спустя много лет к документу обратятся, при нем должны сохраниться: данные, позволяющие установить дату создания, отправления или получения; информация об электронной подписи, назначении ЭД и его происхождении.

При этом не стоит забывать, что у ряда ЭД сроки хранения четко обозначены в законе. Для ознакомления с ними рекомендуем прочитать статью Ивана Агапова.

Архив электронных документов в организациях

Обладая определенными знаниями и имея необходимое техническое оснащение, компании могут сами организовать у себя электронные архивы.

В 2013 году при поддержке Федерального архивного агентства были выпущены Рекомендации, касающиеся в том числе и создания электронных архивов в организациях. В данных рекомендациях ЭД приравнивается к единице учета и, прежде чем поступить на архивное хранение, он должен пройти через несколько этапов:

  • регистрацию в информационной системе (далее – ИС) организации,
  • включение в состав электронного дела,
  • переконвертацию в нужный формат (в данном случае PDF/A-1),
  • запаковывание в ZIP-архив вместе со всеми метаданными.

Согласно все тем же Рекомендациям в частный архив электронных документов могут быть переданы только документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Электронные документы с разрешенным сроком хранения меньше 10 лет можно беспрепятственно хранить в ИС.

Есть ли будущее у архива электронных документов?

Хочется надеяться, что есть. Во всяком случае уже сейчас можно утверждать, что определенные попытки в сторону организации архивов ЭД предпринимаются, и их немало. Тем не менее со стороны государства никаких законодательных инициатив пока не последовало. И в этом, наверное, заключается основная причина затянувшегося перехода на долгосрочное хранение электронных документов.

В СМИ, однако, время от времени проскальзывают оптимистичные новости. Так, в октябре 2014 года в прессе появилось сообщение ИТ-журналиста Андрея Колесова о том, что существуют некие планы по созданию федеральной государственной информационной системы «Электронный архив», и якобы Минкомсвязи РФ даже разработало проект закона в части обеспечения хранения электронных документов. Какие очертания примут в итоге эти планы неизвестно, остается только ждать.

Читайте так же:  Открыл ип когда выбрать налогообложение

Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Источник: http://www.synerdocs.ru/6318431.aspx

Как сделать простую электронную подпись?

Простая электронная подпись — как сделать этот виртуальный аналог собственноручной подписи человека в наступивший век современных технологий, расскажет наша публикация.

Что такое электронная подпись и сертификат ключа

Законодателями дано определение электронной подписи как информации в электронном виде, присоединенной к другой информации (подписываемой) и удостоверяющей подписывающее лицо. Регламентируется ее применение законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 08.07.2016, где отражается право использования электронных подписей в сфере оказания муниципальных или госуслуг при заключении соглашений гражданско-правового свойства или других действиях, предусмотренных соответствующими НПА.

Основной задачей электронной подписи, как и собственноручной подписи в жизни, является удостоверение:

  • авторства документа;
  • полноты и правильности информации в документе;
  • целостности документа.

Необходимость возникновения подобного аналога собственноручной подписи продиктована стремительно развивающимися технологиями, позволяющими вести дела дистанционно, с помощью интернета и телекоммуникационных каналов связи.

В большинстве случаев электронная подпись — это овеществленное понятие комплекса, включающего в себя специальные программы, возможности для эксплуатации сертификата ключа и его хранилище. Как правило, хранилище — это флеш-накопитель или смарт-карта, на которые записывают сертификат ключа проверки ЭП. Именно он и является электронным автографом, который изготавливается и выдается удостоверяющим центром (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит:

  • информацию о собственнике ЭП;
  • индивидуальный уникальный номер;
  • период действия сертификата (один год);
  • название, адрес и реквизиты УЦ, оформившего и выдавшего ЭП.

По прошествии года срок эксплуатации сертификата истекает и требуется приобретение нового.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Помимо ЭЦП, усиленной ключом электронной подписи, существует и так называемая простая электронная подпись — ПЭП.

Простая электронная подпись

Данный материал посвящен простой электронной подписи (ПЭП), использующейся для подписания документа в электронном формате, когда факт создания визы подтверждается посредством различных методов идентификации — паролями/кодами (ст. 5 закона № 63-ФЗ).

В качестве примера того, как работает ПЭП, можно привести процесс использования интернет-банка для физлиц. Пользователь начинает вход в систему под своим индивидуальным логином и паролем, затем на заранее предоставленный пользователем банку номер мобильного телефона приходит дополнительный разовый код для завершения входа в систему. Если пользователь во время сессии оформляет поручение на перевод денежных средств со своих счетов — СМС с кодом для транзакции снова придет на телефон. Подобным способом достигается:

  • достаточная уверенность в том, что именно клиент банка зашел в систему интернет-банкинга (идентификация);
  • подтверждение того, что именно клиент желает совершить денежный перевод со своего счета через интернет (авторизация).

Комплекс из логина/пароля/номера телефона для контрольных СМС и является простым идентификатором (подтверждением) личности и намерений клиента. То есть может расцениваться как его подпись под совершаемыми действиями.

Процедура выдачи ключа простой электронной подписи

Для получения простой электронной подписи нужно один раз пройти процедуру регистрации и идентификации в структуре, для которой эта подпись будет предназначаться. Например, оформить банковский продукт (счет или карту) — что означает пройти идентификацию клиента в банке, а затем зарегистрироваться в системе интернет-банкинга, сформировав постоянные логин и пароль для входа в систему.

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг. Например, для оформления ПЭП на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности. Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

  • явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;
  • запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

ВАЖНО! Письмом нельзя получить идентификатор для входа в личный кабинет на портале nalog.ru.

  • с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Получить ЭЦП в удостоверяющем центре могут бизнесмены, юридические и физические лица. Для этого следует явиться в УЦ, оплатить стоимость услуги и представить комплект необходимых документов.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

  • заявление на изготовление ЭЦП по установленной форме;
  • выписка из ЕГРЮЛ (полученная менее чем 1 месяц назад)
  • документ о госрегистрации компании и свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
  • при изготовлении сертификата ключа для руководителя потребуется копия распоряжения о назначении на должность, заверенная его подписью и печатью компании;
  • на представителя фирмы — оформленная доверенность о полномочиях этого лица;
  • паспорт и копия паспорта владельца электронной подписи;
  • СНИЛС и копия СНИЛС владельца электронной подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации — фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.

Для индивидуального предпринимателя нужны следующие документы:

  • заявление на изготовление ЭЦП;
  • документ о регистрации ИП;
  • свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
  • выписка из ЕГРИП, полученная не позднее 30 дней назад;
  • паспорт и копия паспорта владельца ЭЦП;
  • СНИЛС и копия СНИЛС владельца ЭЦП;
  • заявление об изготовлении ЭЦП.

Физические лица предоставляют в УЦ:

  • заявление на изготовление ЭЦП;
  • паспорт будущего владельца ЭЦП;
  • СНИЛС будущего владельца ЭЦП.
Видео (кликните для воспроизведения).

Информацию о получении физическими лицами усиленной ЭП читайте в материале «Налогоплательщики-физлица могут создать электронную подпись прямо в своем ЛК».

Меры предосторожности

Являясь важным инструментом в работе, любая электронная подпись требует серьезных мер предосторожности. Согласно п. 10.2 регламента, утвержденного приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 16.08.2013 № 223, владелец сертификата при работе с ключом проверки ЭП должен выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. К примеру, при необходимости следует затребовать приостановку действия документа, если возникли подозрения о возможном несанкционированном доступе к ЭП. Игнорирование требований регламента может повлечь возникновение убытков, возмещение которых руководитель компании (если речь идет о должностном лице) может возложить на владельца подписи.

Читайте так же:  Ресторан быстрого питания по франшизе бургер кинг

Если ЭЦП утеряна (или если стало возможным несанкционированное применение ПЭП), следует сразу связаться с УЦ (либо со структурой, оформившей ПЭП) и заявить о необходимости блокирования.

Итоги

Являясь заменой рукописной подписи, ЭЦП является незаменимым инструментом, позволяющим предприятиям сконструировать удобный документооборот как внутренний, так и внешний. ПЭП, оформляемая в основном физлицами, позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами, работодателями, банками или учебными заведениями. Получение ПЭП — несложная процедура, занимающая минимальное количество времени, но весьма расширяющая возможности пользователя интернет-ресурсов.

Источник: http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_sdelat_prostuyu_elektronnuyu_podpis/

Секреты перевода бумажных документов в электронный формат

Как показало недавнее исследование, половина офисных сотрудников тратят 50% времени на работу с документами. Каждому бухгалтеру, финансисту, юристу, менеджеру и другим специалистам регулярно приходится создавать электронные копии документов, причем, в среднем, на перепечатывание одной страницы вручную они тратят около 10-15 минут. Половина сотрудников утверждают, что раз в неделю и чаще сравнивают документы, чтобы найти в них возможные несоответствия и предотвратить подписание или публикацию некорректной версии. В 90% случаев они параллельно вычитывают оба варианта текста и тратят на это более 4 часов в неделю. Как справляться с этими задачами быстрее, перестать задерживаться на работе и уделять больше времени другим, более важным делам?

Вам нужно перевести бумажные документы в электронных формат

Вопреки разговорам, число бумажных документов в офисах не сокращается. Ежедневно с ними работают 76% офисных сотрудников. Если вы тоже регулярно сталкиваетесь с «бумагами» и создаете их электронные копии, чтобы внести правки или найти в них информацию, подумайте об использовании специализированных программ.

Например, ABBYY FineReader 12 быстро распознает отсканированные или сфотографированные документы на 190 мировых языках и преобразует их в электронные редактируемые файлы или PDF. Кроме того, программа умеет работать даже со сложными документами, в которых есть таблицы, примечания и другие сложные элементы.

Работать с FineReader очень просто. Всего пара кликов – и ваш документ преобразован в нужный формат. В программе можно параллельно сравнить полученный текст с исходным изображением, а также, если нужно, внести в него правки.

Чтобы распознать документ в ABBYY FineReader 12, вы можете просто сфотографировать его на камеру мобильного телефона или планшета. Программа автоматически улучшит качество изображения, а значит, и результат распознавания. Также вы можете, если нужно, вручную обработать снимки документов в «Редакторе изображений»: осветлить его, сделать более контрастным, обрезать лишние границы и многое другое.

Вам необходимо скопировать небольшую часть многостраничного документа, и вы не хотите ждать, пока программа распознает его целиком? ABBYY FineReader 12 мгновенно открывает все страницы документа. Можно просто перейти к нужной, выделить требуемую область и нажать «Копировать», а программа распознает ее содержимое автоматически.

Результаты распознавания вы сможете скопировать в файл или отправить сразу в Word, Excel, PowerPoint и другие программы.

Вы регулярно работаете с PDF-документами

Половина сотрудников постоянно вносят правки в текст бумажных документов и PDF-файлов. В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один PDF. Многие работники отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специальных программ. Наиболее частая проблема – работа с PDF-документами, полученными при сканировании. Они состоят только из изображения страницы и не содержат текстового слоя, поэтому даже для копирования и поиска информации в них необходимо распознать текст. C невозможностью скопировать текст из PDF минимум раз в месяц сталкивается 81% офисных сотрудников.

Эту проблему, как и другие задачи можно решить только специализированными программами. Одна из таких программ – ABBYY PDF Transformer+.

Так, при открытии PDF-файла, содержащего только изображение страницы, ABBYY PDF Transformer+ автоматически добавит к нему текстовый слой. Программа позволяет искать и копировать информацию из PDF-документов на 189 языках. Можно скопировать из любого PDF-файла даже часть информации – текст, таблицы и изображения – и вставить ее в другую программу: Word, Excel, PowerPoint и т.д. ABBYY PDF Transformer+ позволяет быстро поправить опечатку или заменить цифру в PDF-документах, удалить ненужный элемент или добавить текстовый блок даже в отсканированный документ.

В ABBYY PDF Transformer+ можно создавать PDF-документы из нескольких файлов различных форматов. Кроме того, программа позволяет быстро создать новый PDF-файл из одной или нескольких страниц открытого документа.

Если вы занимаетесь согласованием PDF-документов, ABBYY PDF Transformer+ значительно упростит вам работу. В программе можно добавлять именные комментарии и статусы к обсуждениям («Принято», «Отклонено», «Отменено» или «Завершено»), просматривать все комментарии к странице или всему документу. ABBYY PDF Transformer+ позволяет отсортировать комментарии по автору, дате или статусу обсуждения.

Также вы можете отметить статус документа или подчеркнуть его конфиденциальность, добавив на него уникальный штамп. Чтобы посторонние люди не смогли открыть, отредактировать или напечатать ваш документ, ABBYY PDF Transformer+ позволяет дополнительно установить защиту паролем. С программой вы можете не только подписать документ цифровой подписью, но и обнаружить, что в документе после подписания произошли изменения. К цифровой подписи можно добавить изображение, например, вашей подписи от руки.

Вам нужно сравнить версии документов

Половина офисных сотрудников раз в неделю и чаще сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% из них – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудникам приходится параллельно вычитывать обе версии текстов. Решить эту задачу быстрее можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator.
Читайте так же:  Как похоронить мертворожденного ребенка

Программа быстро выявляет значимые несоответствия в тексте и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Все, что вам нужно– загрузить отсканированное изображение документа. Программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.

ABBYY Comparator находит существенные различия в документах, такие как удаление, добавление и исправление. Все несоответствия можно увидеть на отдельной панели справа, а также они подсвечиваются по тексту в обоих документах.

Кроме того, программа позволяет создать подробный отчет-таблицу о различиях и сохранить в формате Word или PDF-документа. Такой отчет можно, например, приложить к письму о согласовании документов.

ABBYY Comparator позволяет сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.

Программа поможет существенно сэкономить время юристам, менеджерам по продажам, финансистам, логистам, а также всем офисным сотрудникам, которые сталкиваются со сравнением документов – договоров, актов, технической документации или других документов.

Таким образом, сегодня можно упростить работу с документами, используя специализированные программы, которые значительно сэкономят ваше время и позволят сосредоточиться на более важных делах. Кстати, до 30 ноября пакеты программ ABBYY для работы с бумажными и PDF-документами доступны со скидкой до 25%.

Источник: http://www.klerk.ru/buh/news/434079/

Электронный документооборот: как оформить?

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от № (ред. от ) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от № (ред. от ) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих в соответствии с утвержденным форматом.

Читайте так же:  Последствия невозврата займа акс финанс

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, . В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от № /[email protected] «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от № /[email protected]».

К таким документам относятся:

  1. требования о представлении пояснений;
  2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
  3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
  4. налогового уведомления;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Каким образом необходимо хранить документы?

, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела

Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Дата подписи

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/455021/

Как сделать документ в электронном виде
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here