Как работает автоматизированная система по управлению персоналом

Сегодня мы раскроем тему: "Как работает автоматизированная система по управлению персоналом". Здесь собрана и агрегирована полезная тематическая информация. Если в процессе чтения возникли вопросы, то вы можете их сразу же задать дежурному консультанту.

Автоматизированная система «Управление персоналом»

Назначение системы

Автоматизированная система «Управление персоналом» предназначена для управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов, улучшения принятия управленческих решений. Функционирование системы позволяет оптимизировать затраты и повысить эффективность управления предприятием в целом за счёт рационального использования трудовых ресурсов.

Автоматизированная система «Управление персоналом» поможет Вам:

  • Создать единый банк персональных данных сотрудников.
  • Использовать в процессе принятия решений полную и оперативную информацию о текущем состоянии трудовых ресурсов.
  • Оперативно контролировать исполнение управленческих решений.
  • Создать электронные архивы, обеспечив, таким образом, бессрочное хранение информации.
  • Снизить трудоемкость кадрового учета и повысить производительность труда, что позволит активизировать аналитическую деятельность.
  • Рационализировать процесс кадрового делопроизводства за счет сокращения бумажного документооборота и упрощения процедуры прохождения документов( приказов по персоналу).
  • Своевременно решать вопросы профессионального соответствия кадрового состава: осуществлять подбор и аттестацию сотрудников.
  • Планировать загруженность персонала, вести учет использования рабочего времени.
  • Осуществлять все необходимые расчеты с персоналом, проводить оперативный анализ затрат, связанных с оплатой труда.
  • Создать единую информационную систему управления предприятием на базе взаимодействия с производственно-финансовыми информационными комплексами.
  • Автоматизировать подготовку всех форм отчетности (ФСЗН, налоговая инспекция, статистические органы и другие).
  • Обеспечить селективность предоставляемой информации по уровням управления, принадлежности, по объёмам доступа, то есть каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области данных в базе.
  • Оповещать заинтересованных пользователей о наступлении события, по которому необходимо оперативно принимать решения (например: окончание срока трудового договора и пр.)
  • Обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и исключить дублирование информации..

Сфера применения системы

Автоматизированная система «Управление персоналом» рассчитана на использование в организациях и на предприятиях различных отраслей народного хозяйства независимо от форм собственности, источников финансирования, ведомственной принадлежности. Наибольший эффект от внедрения системы достигается на предприятиях с численностью работников от 500 человек и до нескольких десятков тысяч.

Сильные стороны проекта

  • Масштабируемость и высокая производительность, проверенная на предприятиях с численностью сотрудников свыше пятидесяти тысяч.
  • Поддержание полной историчности данных.
  • Модульность системы, позволяющая обеспечить поэтапное внедрение и гибкую наращиваемость функциональных возможностей.
  • Автоматизация процессов управления персоналом, как на уровне предприятия, так и на уровне цехов.
  • Высокая готовность системы, обеспечивающая функционирование даже при отказе отдельных аппаратных блоков оперативное сохранение/восстановление данных.
  • Надежность алгоритмов, подтверждённая заложенными в основу проекта знаниями на уровне “Know How” (Обобщен 20 летний опыт эксплуатации предыдущих версий системы на более чем 500 предприятиях различных форм собственности ).
  • Широкие функциональные возможности, обеспеченные накопленным опытом при функционировании предыдущих версий системы и анализом новых информационных потребностей.
  • Гибкая система распределения полномочий, обеспечивающая различные уровни доступа к функциональности системы и информации.
  • Инструментальная поддержка развития системы, в составе которой:
  • Настраиваемая отчетность, позволяющая квалифицированным пользователем самостоятельно разрабатывать новые формы отчетности, в том числе и многомерные (статистические);
  • Запросно-аналитическая система, позволяющая формировать произвольные списки по комбинации признаков и критериев, заданных пользователем;
  • Система настройки алгоритмов в соответствии с особенностями объекта внедрения;
  • Механизм ведения метаинформации системы в базе данных для реализации гибкой настройки параметров;
  • Набор базовых объектов системы, являющийся архитектурным ядром реализации системы.

Структура системы

Система предполагает наличие следующих подсистем и модулей:

  • Учет кадров;
  • Штатное расписание;
  • Учет кадров
  • Ведение документов о персонале;
  • Ведение нормативно-справочной информации;
  • Персонифицированный учет;
  • Нормирование труда и учет рабочего времени;
  • Начисление и учет заработной платы;
  • Администрирование.

Подсистема «Учет кадров»

Автоматизирует деятельность кадровой службы. Информация используется во всех смежных подсистемах, в том числе на цеховом уровне управления.

Основным элементом подсистемы является картотека сотрудников. На основании основных характеристик сотрудника, таких как: Работающий, Уволенный, Табельный номер, Фамилия или ее часть, подразделение, в котором в данный момент работает сотрудник, а также интервала дат, осуществляется поиск сотрудника для просмотра и редактирования личной карточки.

Данные в личной карточке расположены по разделам (Образование, Личная информация, Трудовая деятельность, Учет военнообязанных…) и содержат реквизиты, описывающие сотрудника.

Данные в личную карточку вносятся на основании предоставленных документов при приеме сотрудника (справки, свидетельства, трудовая книжка). Информация о «движении» сотрудника на предприятии, об отпусках, поощрениях, взысканиях вносится в личную карточку автоматически при оформлении соответствующего документа в подсистеме «Ведение документов о персонале».

Вся информация в личной карточке сотрудника датирована, ведется протоколирование изменений даже при изменении однозначных реквизитов, таких как ФИО или дата рождения.

Кроме того, в личной карточке на основании данных из ее разделов возможно оперативное получение всевозможных справок (справка-объективка, копия диплома, карточка Т-2 и проч.)

В системе предусмотрено несколько механизмов для получения выборок и отчетов по сотрудникам во всех необходимых разрезах.

Предусмотрена возможность хранения скан-копий документов, представленных работником.

Для формирования списочных, регламентных отчетов используется механизм «Линейные отчеты», в котором для каждого заранее описанного отчета необходимо указать параметры выполнения и, собственно, получить отчет.

Однако в кадровой работе очень много перекрестных отчетов, в которых требуется получать количественный состав сотрудников в разных разрезах, и объединять эти данные в одном отчете. В системе «Управление персоналом» для этих целей предусмотрен режим «Многомерные отчеты».

С помощью этого режима реализуются такие отчеты как: «О численности и профессиональном обучении», «О численности работающих и забронированных» и др. Причем, если необходимо добавить новые разрезы в отчетах, пользователю предоставляется механизм настройки.

Для случаев, когда в оперативном режиме требуется получить информацию из системы, а специализированный отчет не создан, разработан механизм «Запросы». Он позволяет, предварительно наложив условие отбора, получать списки сотрудников на основании реквизитов личной карточки или документов о сотруднике.

Читайте так же:  Что грозит ип если работник не оформлен

Особенности учета персонала в производстве

Этот аспект реализован в системе всеми описываемыми подсистемами и охватывает следующие моменты:

  • Учет работников по бригадам и технологическим линиям (бригада закрепляется за определенной линией)
  • Ведение планового состава бригады (рассчитанного по нормативам) и фактического
  • Возможность оформления временных переводов из бригады в бригаду (с одного рабочего места на другое)
  • Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени с учетом разбивки работников по бригадам, оформленных документов о переводах, отпусках неявках и проч.
  • Возможность интеграции с производственными системами по переносу информации о перечне выполненных работ бригадой и расценках для расчета заработной платы по наряду (карте выработки, заказу…)
  • Возможность учета и отнесения затрат на различные ШПЗ (шифры производственных затрат, места возникновения затрат)

Подсистема «Штатное расписание»

Автоматизируется деятельность служб нормирования труда и заработной платы. Информация используется во всех смежных подсистемах, в том числе на цеховом уровне управления.

Штатное расписание предприятия формируется на основании документов о введении, изменении штатного расписания, которые оформляются посредством подсистемы «Ведение документов о персонале».

В документе пользователь описывает структуру предприятия в виде иерархического дерева подразделений, а также указывает профессии, должности в этих подразделениях и описывает каждую из них, исходя из перечня характеристик (Разряд, Сетка, Условия труда, Вид деятельности, Категория и др.)

Если необходимо иметь кроме организационной еще и функциональную подчиненность, тогда сразу при создании на каждую строку штатного расписания можно установить Атрибуты, по которым будет производиться учет в данных разрезах, и будут формироваться «горизонтальные» выборки по штатному расписанию.

Изменение штатного расписания, сокращение единиц, ввод новых строк также проводятся через документ о ведении штатного расписания. При этом информация о вводе новых строк, о закрытии датируется, и пользователь всегда может отобразить штатное расписание на необходимый момент времени.

В подсистеме также реализован режим отображения Штатной расстановки.

В этом режиме пользователю предоставляется информация о штатной расстановке сотрудников на штатном расписании, сформированная в результате обработки приказов о приеме, переводе, увольнении и проч. Имеется также возможность отображать и распечатывать информацию о вакансиях, по категориям и прочим разрезам.

Также как и в подсистеме «Учет кадров», в данной подсистеме имеется возможность производить произвольные выборки по штатному расписанию посредством механизма «Запросы».

Нормирование труда и учет рабочего времени

Для корректного учета рабочего времени сотрудников в системе предусмотрены механизмы позволяющие рассчитывать графики работы персонала по различным алгоритмам (дневные, сменные, непрерывные, дежурства, «разрывные», для медицинского персонала и проч.), с учетом ночного, и вечернего времени.

Так же есть возможность указывать график работы на время отвлечений, временных переводов.

На основании сформированного табеля система контролирует переработки/недоработки сотрудников.

Формируется вся необходимая отчетность по труду и учету рабочего времени (1Т,4Т,6Т,12Т) и др.

Подсистема «Начисление и учет заработной платы»

Подсистема «Начисление и учет заработной платы» обеспечивает:

Преимущества

  • Надежность, подтвержденная заложенным в основу проекта опытом функционирования предыдущих редакций системы более чем на 500 предприятиях различных отраслей
  • Широкие функциональные возможности, обеспеченные накопленным опытом эксплуатации на предприятиях различных отраслей и форм собственности
  • Настройка алгоритмов расчета в соответствии с особенностями объекта внедрения
  • Настройка перечня и содержания отчетных форм
  • Наличие запросной системы, позволяющей формировать произвольные списки по комбинации признаков, заданных пользователем
  • Гибкая система распределения полномочий и организации доступа
  • Индивидуальный подход при формировании стоимости внедрения

Программное и техническое обеспечение системы

В состав технических средств системы входят следующие основные виды:

  • Сервер баз данных;
  • Рабочие станции пользователей;
  • Сетевое оборудование;
  • Печатающие устройства.

Для всех пользователей должны быть установлены IBM-совместимые рабочие станции — ПЭВМ, подключенные к локальной вычислительной сети. Рабочие станции должны иметь характеристики не хуже следующих:

  • Процессор — не хуже Intel Core i3;
  • Объем оперативной памяти (RAM) — 2048 Мбайт;
  • Объем дискового пространства — 50 Гбайт;
  • Видеоадаптер с возможностью отображения 65536 цветов при разрешении 1024х768;
  • Сетевой адаптер стандарта Ethernet на 10 Мбит(100 Мбит)

В качестве сервера необходим выделенный сервер Windows 2003/2008, со следующими процессорными ресурсами:

  • Не менее одного процессора не хуже Intel Xeon (4 ядра):
  • Рекомендуемый объем оперативной памяти — 4 Гбайт;
  • Дисковая подсистема — выделенный носитель для ОС и сервера Oracle объёмом не менее 200Gb;
  • По одному выделенному носителю объёмом не менее 60Gb на каждые 5000 учитываемых в системе работников предприятия.

Для печати отчетов, приказов, необходимо укомплектовать рабочие места пользователей лазерными (струйными) принтерами среднего класса формата А4(A3).

Пользовательский интерфейс организован по образцу интерфейсов приложений Microsoft Office.

Типовые функциональные компоненты, используемые для функционирования системы:

  • СУБД — Oracle Enterprise Edition;
  • Настольные приложения — Microsoft Office;
  • Операционная система Microsoft Windows XP/7 или Windows Server 2003.

Обеспечивается возможность работы автоматизированной системы «Управление персоналом» при использовании в качестве сервера программно-аппаратного комплекса (инженерной системы) Oracle Exadata Database Machine.

Источник: http://www.niiserv.iba.by/projects_hr.html

Financial-Helper.RU

Ваш помощник в мире финансов

Автоматизированные системы управления персоналом

Автоматизированные системы управления персоналом (АСУП) (от англ. Human Resource Management System (HRMS)) — это программное обеспечение для автоматизации основных функций управления персоналом, ведения кадрового учета, обеспечения информационных потребностей, начисление заработной платы, управление и функции учета в бизнесе, а также для эффективного принятия управленческих решений. Автоматизированная система управления персоналом является одним из модулей программного обеспечения планирования ресурсов предприятия (ERP).

Автоматизированные системы управления персоналом обеспечивают:

  • Ведение кадрового учета
  • Полную интеграцию заработной платы, финансового обеспечения компании и бухгалтерского учета
  • Отчетность и анализ данных о работниках
  • Рабочий график и учет посещения
  • Оценка производительности труда
  • Выплату льгот и компенсаций
  • Рекрутинг и адаптацию персонала
  • Планирование управления кадрами
  • Формирование кадровых резервов
  • Отслеживание претендентов и их резюме
Читайте так же:  Какие документы надо подавать на развод

Сфере управления персоналом, на которые влияют АСУП

Четыре важные сферы в управлении персоналом, на которые влияют АСУП включают:

  • Расчет и выплата заработной платы
  • Учет рабочего времени
  • Льготы и компенсации
  • управление персоналом

С помощью АСУП эти сферы не только оптимизируются, но и обеспечивают бесперебойный процесс работы. АСУП позволяют отслеживать работу сотрудника в компании, все данные по его должности, персональные детали, записи выплаты заработной платы и другую информацию.

Расчет и выплата заработной платы

АСУП автоматизируют весь процесс начисления заработной платы путем сбора и обновления данных работника на регулярной основе. АСУП также собирают информацию, о посещаемости работника, а также расчет различных отчислений и налогов на заработную плату, генерируя периодическую автоматическую обработку отчетов о налогах и социальные выплаты работника. АСУП значительно облегчают работу отдела по персоналу, ведь информация обновляется 24 часа в сутки только с помощью одного клика.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени является более точным, поскольку АСУП позволяют применять новые технологии для эффективного учета и оценки посещаемости работников и работы с данной информацией. С помощью АСУП можно легко отслеживать информацию о работнике: насколько хорошо он справляется с определенным объемом работы, нужно улучшить в его работе, как более эффективно использовать рабочее время. В таком случае возможности работника оцениваются на более высоком уровне.

Льготы и компенсации

Выплаты льгот и компенсаций работникам является одним из способов мотивации. С помощью АСУП возможно отслеживать начисления таких выплат за определенный период для каждого работника, какие именно выплаты он получает, с какой периодичностью и сумму компенсаций.

Управление персоналом

АСУП оказывают значительное влияние на сферу управления персоналом, поскольку они минимизируют затраты времени и средств на различные операции, ведет к повышению эффективности и производительности труда. Эта система уменьшает бумажную работу, которая до сих пор часто встречается в большинстве HR отделов компаний.

Преимущества АСУП

АСУП стали стандартом для большинства компаний и предоставляют множество преимуществ, которые оптимизируют расходы на управление персоналом независимо от размера компании. Несмотря на то, что внедрение таких систем требует значительных материальных вложений, они позволяют значительно снизить затраты на управление трудом.

Источник: http://financial-helper.ru/high_tech/avtomatizirovannye-sistemy-upravlen.html

Этапы внедрения автоматизированных систем управления на предприятии.

Внедрение автоматизированных систем управления персоналом кадровой службы и подразделениями делопроизводства, как правило, состоит из нескольких основных этапов:

• обеспечение повышенной производительности труда за счет более высокой квалификации работников и четких алгоритмов их работы;

• самостоятельная разработка и внедрение необходимого минимума учетных таблиц и форм, с использованием средствами текстового редактора, электронных таблиц и простейшей базы данных;

• приобретение типового программного решения исходя из минимальной цены и максимальной скорости внедрения системы;

• приобретение расширяемой информационной системы, которую в дальнейшем можно будет совершенствовать собственными силами.

Принципиально важным является выбор способа реализации электронной системы управления персоналом: реализация электронной системы управления персоналом как автономного модуля или её реализация в составе единой автоматизированной системы управления предприятием.

В процессе внедрения АСУП, кроме экономической и управленческой целесообразности, следует учитывать влияние положительных и отрицательных субъективных факторов. К первым относится, например, наличие у специалистов кадровой службы двух видов образования: в области управления персоналом и в сфере информационных технологий.

Однако чаще наблюдается действие негативных субъективных факторов:

• АСУП становится элементом борьбы за повышение собственного статуса соответствующих специалистов. В этом случае работы по внедрению системы могут производиться неравномерно, срываться, сопровождаться конфликтами.

• Сотрудники некоторых отделов рассматривают АСУП как неплохую возможность повысить собственную квалификацию за счёт средств компании. В этом случае возможно настаивание на внедрении более сложной системы, более перспективной с точки зрения повышения технической квалификации отдельных сотрудников.

• Непонимание или намеренное игнорирование разработчиками (или сотрудниками, внедряющими систему) требований работников и руководства организации к прозрачности и понятности отчетных форм. Это довольно частое противоречие, возникающее между руководителем и узкими специалистами. Очевидно, что внедрение АСУП возможно лишь в той мере, в какой его видит полезным именно руководство предприятия.

• Нежелание или неспособность сотрудников отдела кадров составить последовательность действий своей работы, то есть алгоритм собственной деятельности для того, чтобы затем перенести его в программу.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для нейтрализации негативных факторов важно уметь отделять технические проблемы от проблем психологического и социального плана.

Любые нововведения в организации вызывают у сотрудников стандартную проблему – необходимость одновременно выполнять все прежние функции и начинать выполнять новые. Нагрузка на работников отдела кадров и делопроизводства фактически удваивается. Решение данной проблемы зависит от нескольких обстоятельств:

• Степени загрузки сотрудников основной работой. Проблему может решить наем на временную или постоянную работу новых сотрудников;

• Интереса и мотивации работников к внедрению АСУП. Чем больше этот процесс связан в сознании сотрудников с возможностями собственного развития, роста своей профессиональной компетентности и реализацией своих способностей, тем эффективнее они будут распределять рабочее время и на прежние обязанности, и на внедрение новой системы;

На этапе внедрения и адаптации системы необходимо закрепление индивидуальной ответственности за выполнение каждой конкретной рабочей задачи.

Важным обстоятельством при внедрении является соблюдение запланированных сроков проведения работ и финансирования. Именно на этом этапе может проявиться скрытое нежелание или непонимание руководством смысла проводимой автоматизации деятельности, что может стать реальным препятствием соблюдения сроков исполнения работ.

Читайте так же:  Порядок получения жилья военнослужащими

Камнем преткновения на этапе внедрения системы часто становятся технические вопросы. Причины, по которым это происходит, в большинстве случаев банальны. Порой технические специалисты завышают уровень своей квалификации во избежание неприятностей, например потери работы, либо им поручают задачи, в которых они некомпетентны, соответственно, они не могут с ними справиться.

Другой причиной технических проблем может стать недопонимание друг друга специалистами отдела кадров, делопроизводства и программистами. Каждый из них может интерпретировать любой термин по-своему, и подобные ситуации нередки.

Внедрение АСУП предполагает коллективные собрания и семинары, ознакомление с планами работ и регламентами их осуществления, разработку, исполнение, контроль индивидуальных планов деятельности и отчет по ним, возможность обучения во внешних учебных подразделениях. Программы такого обучения целесообразно разрабатывать или выбирать еще на начальной стадии работ по внедрению АСУП.

Сопротивление изменениям является естественной реакцией людей на все новое. Особенно явно нежелание работать с новыми технологиями проявляется у лиц пожилого возраста, которые занимают в основном ключевые посты кадровых служб и подразделений делопроизводства. Привычка работать «по старинке» и боязнь освоения всего нового является очень сильным тормозом в процессе внедрения прогрессивных технологий.

Грамотная работа с персоналом сотрудников кадровой службы и делопроизводства, их поддержка и дополнительные разъяснения всех непонятных вопросов могут способствовать преодолению нежелания работать в новой информационной системе.

Предложения современного рынка автоматизированных систем управления персоналом предприятия (АСУПП)

Источник: http://helpiks.org/3-19818.html

Рекомендации

Автоматизация кадровой системы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация — непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу — это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе — это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях — это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб — это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь — для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого — найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

  • ? оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
  • ? организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
  • ? наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
  • ? вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Читайте так же:  Несанкционированная врезка в газопровод

Многие пытаются пойти обратным путем — сначала выбрать информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций — основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном — представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях — «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача — навести элементарный порядок в кадровом учете.

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

Источник: http://vuzlit.ru/957757/rekomendatsii

Внедрение автоматизированных систем управления персоналом

Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления персоналом должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии развития предприятия. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом (так называемым Human Resource systems).

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которых как в Казахстане, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о Казахстане, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro).

С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе). При этом если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-системами).

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда.

В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

  • — многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;
  • — экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
  • — программы расчета зарплаты.

Комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Читайте так же:  Новая форма сзв-стаж

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках.

Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

В современной высоко конкурентной бизнес-среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках. Усилился спрос руководства и кадровых служб предприятий на более специализированные данные о персонале, которые помогают лучше спланировать будущие потребности предприятий в персонале и реализовывать свои планы путем продуманного рекрутинга, назначения и сохранения в штате талантливых и высококвалифицированных сотрудников. Именно поэтому сегмент приложений управления персоналом является сейчас одним из наиболее быстро развивающихся на мировом рынке бизнес-приложений. По мнению IDC, в состав приложений управления персоналом входят коллаборативные, транзакциональные и аналитические программные средства, которые должны помочь кадровым службам в найме, назначении и сохранении высококвалифицированных сотрудников.

В настоящее время на современном казахстанском рынке наблюдается подлинное многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных).

К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к системе делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм. К преимуществу западных пакетов относится в некоторых случаях значительно более полная функциональность. Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на рынке HR- системы: Бизнес Сервис-Софт; Бизнес-Консоль; Гарант-Инфоцентр; Инфософт; С+; Северо-Западный Центр Новых Информационных Технологий; 1C; INFIN; Oracle и др.

В общем случае принято считать, что ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1000 человек. Западными разработчиками КИС утверждается, что внедрение HR-модулей позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты (следует отметить, что эти эффекты присущи всем современным системам управления персоналом, в том числе и наиболее продвинутым отечественным HR-системам). Организационные эффекты заключаются в следующем:

  • — сокращении времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием;
  • — повышении качества кадровых решений;
  • — оперативности подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволяет:

  • — снизить затраты на управление персоналом;
  • — повысить производительность труда персонала;
  • — оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем:

  • — персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;
  • — ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;
  • — подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Таким образом, компьютеризация управления персоналом сократит потери времени на принятие управленческих решений и сократит издержки по заработной плате персоналу.

Подводя итог рекомендаций для повышения системы управления персоналом в ТОО «Меркурий» предлагается осуществление следующих мероприятий на ТОО «Меркурий»:

  • — Внедрение автоматизированных систем управления персоналом
  • — Развитие системы планирования показателей использования персонала
  • — Управление производительностью труда.

При этом, внедрение автоматизированных систем управления персоналом, например Инфософт, 1С, повысит систему управления персоналом ориентировочно на 16-18% (по данным специалистов разработавших программы).

Развитие системы планирования показателей использования персонала, таких как планирование фонда рабочего времени, выработки, динамики персонала имеет особо важное значение в системе управления персоналом.

Если в ТОО «Меркурий» введут данные методы, то эффективность работы персонала повысится, по нашим исследованиям, с 19,7 до 22 баллов, то есть на 23%.

Кроме того, если в ТОО «Меркурий» произойдет повышение управления производительности труда через стимуляцию мотивации работников (как материальное, таки нематериальное), то управление персоналом будет увеличено еще на 25%.

Таким образом, в совокупности при внедрении данные направлений совершенствования системы управления персоналом потенциал предприятия ТОО «Меркурий» может повысится на: 16+23+25 = 64%. Отразим полученные данные в виде графика на рисунке 3.

Рисунок 3 — Внедрение мероприятий по повышению эффективности системы управления персоналом ТОО «Меркурий»

Кроме того, наличие расслоения казахстанской системы повышения квалификации требует незамедлительного вмешательства государственных органов, регулирующих дополнительное образование в стране, которое может быть установлено в форме принятия специального закона о дополнительном образовании, определяющем права и обязанности всех заинтересованных сторон — государства, обучающих организаций и слушателей по формированию отношений, обеспечивающих процесс проведения повышения квалификации и дополнительного образования. Этот закон должен определить следующие несостыкованные на сегодняшний день позиции:

  • — учет всех обучающих организаций и направлений их работы;
  • — определение единой номенклатуры специальностей и квалификаций для всех видов дополнительного образования и повышения квалификации;
  • — набор стандартных требований по уровню знаний для каждого вида специальностей и квалификаций; введение обязательного лицензирования всех обучающих организаций, независимо от срока обучения, и определение процедуры их лицензирования;
  • — законодательное оформление процедуры контроля за обучающими организациями на основе специальных стандартов и критериев качества обучения;
  • — сертификация слушателей системы дополнительного образования и повышения квалификации на основе стандартных государственных документов.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://vuzlit.ru/1999960/vnedrenie_avtomatizirovannyh_sistem_upravleniya_personalom

Как работает автоматизированная система по управлению персоналом
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here